A Papelaria Betânia

 

Vejo a pequena Papelaria Betânia todos os dias. Fica perto de casa, numa movimentada praça do bairro. Hoje existe um entra e sai constante ali, mas há seis meses a coisa não era bem assim. Os poucos clientes que entravam na lojinha, corriam o risco de sair de lá frustrados e de mãos vazias. É que Maria, a proprietária, mantinha nas prateleiras uma pequena variedade de produtos, escolhidos por ela e que, evidentemente, não correspondiam às necessidades dos moradores da região.

Um dia, desanimada com a papelaria (e com a vida), Maria resolveu vendê-la. Achou que ia ser difícil, mas, para sua surpresa, Joana, sua funcionária, quis comprá-la.  Maria só perguntou se a moça tinha certeza daquilo, pois não aceitava devolução. Recebeu de Joana um entusiástico sim e o negócio foi fechado.

Joana era a nova proprietária da Papelaria Betânia. Investiu suas poucas economias e assumiu uma dívida e tanto com Maria. Seis meses depois, o ambiente mudou. Vive cheio de gente e o caixa nunca viu tanto dinheiro entrando. Como isso aconteceu se, como dizia Maria, a papelaria era mau negócio?

Em primeiro lugar, o negócio não era ruim. Nunca foi. Ruim era o olhar de Maria sobre o negócio. Uma visão depressiva e derrotista que ela justificava como sendo realista. Um contraste com a visão empreendedora de Joana, que via na papelaria a oportunidade de sua vida e um universo cheio de possibilidades. Modelos mentais diferentes levando a resultados diferentes. Essa relação entre os resultados e nosso modelo mental, pode ser ilustrada pelo esquema abaixo.

Os resultados são uma conseqüência de nossas ações. Maria acreditava que não era bem assim e se dizia vítima de forças externas, fora de seu controle, como o Governo e o setor de papelaria que “não dava mais dinheiro.”  Apesar de todas essas forças do Mal, Joana arriscou, pois sabia que os lamentos de Maria, não eram as verdadeiras causas do fracasso da Papelaria Betânia. Dependia dela, virar o jogo a seu favor. E virou!

Toda ação nasce de uma decisão. Grandes e pequenas escolhas ocupam, diariamente, boa parte do nosso tempo. Maria decidiu vender, Joana resolveu comprar. Decisões tomadas, um negócio foi fechado e a Papelaria Betânia estava sob nova direção. Mas, o que influenciou Maria e Joana a tomarem decisões tão opostas, no que diz respeito às motivações?

Foi o modelo mental que, em poucas palavras, é o nosso jeito de ver a vida. Uma concepção da realidade que nos cerca, construído a partir de nossas crenças, valores, preconceitos e também por todo aquele conteúdo submerso em nosso inconsciente.

Ocorre que, se esse modelo mental contiver distorções e não for freqüentemente revisto e atualizado, acaba por nos fazer enxergar miragens. O pior é que decidimos sobre assuntos importantes a partir dessas miragens. Agimos então baseados em falsas impressões e os resultados, evidentemente, não serão os melhores. Como é difícil admitir um erro, assumimos a posição de vítimas do mundo, embora o problema esteja dentro de nós, no nosso modelo mental arcaico.

- Mas, existe um cenário político e econômico desfavorável aos micro e pequenos empresários brasileiros. Não podemos desconsiderar isso. – pode alguém questionar.

Reclamar dos fatores externos é como dizer que o nosso time perdeu porque o campo estava ruim. Ocorre que o time adversário jogou no mesmo campo e venceu. Da mesma forma é verdade que  30% da pequenas empresas fecham nos dois primeiros anos de vida, porém 70% delas são bem sucedidas.

Diante disso surge uma pergunta:  - Foi apenas o modelo mental mais arejado de Joana que garantiu o sucesso da nova Papelaria Betânia em apenas seis meses?

Na verdade não, mas isso eu conto no próximo.

Muito sucesso a todos e até lá!

Vitor Ribeiro

Sugestão de leitura: Metanóia, de Roberto Adami Tranjan, Editora Gente.

Acessem também o blog Konduto e o Odontosites para ler outros artigos relacionados.

Lucrar é preciso – parte 1

É mais importante adotar a estratégia correta do que buscar o lucro imediato. Philip Kotler

Como o Atendo Convênios é um blog interativo, vamos começar ouvindo o que pensam colegas e gestores de clínicas sobre a questão da lucratividade no atendimento a convênios, que é o assunto deste artigo. 

Ana Flavia, C.D.

“E o valor dos procedimentos? Nem na ponta do lápis dá pra agüentar. Ter convênio pra ganhar na prótese, como já escutei? Fazer classe 2 como onlay, pra ganhar? Não sei se vale a pena. Ganhar 20,00 em uma restauração (e) se matar pra fazer 10 de uma vez, pra ter giro? Isso não é legal.”

Ana Lucia, C.D.

“Nos convênios, recebemos pouco, às vezes um procedimento, por exemplo, no valor de R$ 15,00 não cobre nem o custo do mesmo. Como gerenciar isso sem ter prejuízos? Pois todo colega fala aquela frase: “Trabalhar para convênio ganha no giro”. Ok, mas e daí? Como saber se você está conseguindo ganhar nesse tal de ‘giro’? 

Por outro lado, existem colegas que lucram com atendimento a convênios: 

Malu, gestora de clínica e advogada

“Somos uma clinica direcionada a atendimento para beneficiários de convênios. Acreditamos muito nesse mercado e temos tido excelentes resultados.” 

Dr. Fábio Neto, C.D. e gestor de clínicas

“Como ser bem sucedido atendendo convênios? É possível?  Ahh é sim!” 

A questão causa polêmica, com alguns lucrando e outros não. Por que essa diferença de crenças e de resultados? Na minha percepção, o problema não está no negócio, mas nas competências dos que a ele se dedicam. Entendo ser esta uma boa notícia, pois competências podem ser desenvolvidas, ou seja, é possível aprender como prosperar atendendo convênios. Essa é a proposta deste blog. 

Saia do labirinto: conheça o modelo de negócios 

A primeira lição de casa para os que buscam lucros em seus negócios é conhecer em detalhes como ele funciona. A falta deste conhecimento é uma das causas dos baixos resultados obtidos por muitos colegas, que acabam atendendo convênios utilizando o mesmo modelo do atendimento a particulares. Ocorre que são universos diferentes. 

- Por que é diferente, Vitor? Odontologia é odontologia! –alguém pode perguntar.

- A odontologia é a mesma, mas os sistemas e os modelos de negócios são diferentes – respondo.

O esquema abaixo tem o propósito de facilitar a visualização e o entendimento dos principais fatores envolvidos na lucratividade quando trabalhamos dentro da Odontologia Suplementar. 

Análogo ao que ocorre em uma caixa d’água, o lucro no atendimento a convênios é fruto de nossa competência em administrar tanto as torneiras azuis como as vermelhas. Não basta sermos bons nos fatores de entrada de bens – torneiras  azuis – se formos ruins nos que promovem a saída de bens – as torneiras vermelhas – e vice-versa. O segredo está em administrar todas as torneiras com a mesma habilidade.

Quero fazer aqui um alerta: os bons resultados não dependem apenas dessas “torneiras”. Cada uma de nossas sete instâncias influencia a lucratividade. Pilotar bem as torneiras é fundamental, mas não é suficiente, e esse fato amplia muito nossas possibilidades de prosperar.

            Na segunda parte deste artigo vamos analisar a influência de cada fator, como eles se relacionam e de que forma podemos controlar cada um deles. Até lá, sugiro aos colegas, um interessante e revelador exercício: analisar como anda o fluxo de cada uma das “torneiras” de sua clínica.

Sucesso a todos!

Vitor Ribeiro 

Leia artigos similares no blog Konduto e no Odontosites

O fio de Ariadne: ache o seu

Teseu* diz a Ariadne: “Eu a amarei para sempre, se você me mostrar como sair do labirinto”. Ela lhe dá então um fio enrolado, que ele vai desenrolando à medida que penetra no labirinto, e depois o segue de volta, até encontrar a saída. Tudo o que ele tinha era o fio. E tudo quanto você precisa é um fio de Ariadne.                                                              

Joseph Campbell em O poder do mito

 

Uma lição que aprendi nesses 20 anos como educador é que “receitas de bolo” não funcionam quando lidamos com gente. Cada pessoa é um ser único, singular e qualquer tentativa de padronização acaba em fracasso, pois os padrões desconsideram essa singularidade.

Acredito que o meu papel é fornecer pistas para ajudar as pessoas a encontrar o seu fio de Ariadne. Todo conteúdo postado aqui tem o objetivo de apontar para uma direção, estimular a reflexão e incentivar as mudanças. Por isso, se estiver procurando fórmulas prontas e instantâneas de sucesso, não as encontrará aqui.

Este pensamento me ocorreu enquanto escrevia um artigo sobre lucratividade no atendimento a convênios (vou postar em breve). Imaginei que alguém poderia lê-lo achando que vou revelar um jeito fácil de lucrar com a Odontologia Suplementar. O lucro é possível, mas não é fácil. Como não é fácil abrir e manter qualquer negócio no Brasil. Se fosse, não teríamos o índice que temos de mortalidade de pequenas empresas (ver quadro abaixo). Segundo o SEBRAE, o principal motivo disso é que as pessoas abrem negócios sem possuir as competências essenciais para ter sucesso.

Fonte: Taxa de sobrevivência das empresas no Brasil - Sebrae outubro 2011

Um consultório é uma pequena empresa e você é um empreendedor. Parece óbvio, mas nem todo dentista se vê assim. Nossa formação, estritamente técnica, não estimula a nos enxergarmos com tal. Ocorre que as competências técnicas são necessárias, mas não são suficientes para abrir e manter seu empreendimento. É preciso também assumir e desempenhar o papel de gestor.

Sem uma boa gestão, nenhum negócio funciona. Insisto nesse ponto porque o modelo de negócio da Odontologia Suplementar exige que você seja um gestor competente.

- Mas, eu não levo jeito prá coisa. – muitos dizem.

Não precisa “levar jeito”, basta  conscientizar-se da importância disso e correr atrás das competências. Leia sobre o assunto em livros, sites e revistas. Faça cursos, assista a palestras e participe de congressos e fóruns na Internet. Depois que saímos da faculdade, a responsabilidade por nossa formação é só nossa.

Além do conhecimento é preciso também reservar tempo para gerir seu negócio. A gestão feita quando sobra tempo – nas faltas ou atrasos de clientes – está fadada ao fracasso. O tempo usado para administrar vale tanto (ou mais) quanto o tempo utilizado para a prática clínica. Saiba que uma das competências essenciais de um dentista-gestor é saber organizar seu tempo.

Se não aprender a ser um bom gestor, só lhe restará amargar os prejuízos e ficar reclamando da profissão, dos convênios e do Governo, no Facebook e nas rodas de dentistas. Encontre o seu fio de Ariadne e sairá do labirinto da sobrevivência para o ar livre da prosperidade.

Sucesso!

Vitor Ribeiro

*Teseu é o lendário herói grego que derrotou o Minotauro, monstro que habitava o célebre labirinto mantido pelo rei Minos, na ilha de Creta.

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Odontosites

Os Caça-Glosas – parte 1

Os Caça - Glosas

“Glosa é a recusa parcial ou total de uma fatura, pela operadora de plano de saúde, por considerar sua cobrança indevida, por erro ou omissão de alguma informação contida nas Guias de Tratamento (glosa administrativa) ou por falta de qualidade técnica dos procedimentos ou exames realizados nos beneficiários (glosa técnica)”.

Aqui no Atendo Convênios, glosa é sinônimo de prejuízo. Por conta disso, precisa ser combatida pelo CD e por todos os membros de sua equipe, que precisam transformar-se em verdadeiros “caça-glosas”!

Vale lembrar que a suspensão dos pagamentos pelos procedimentos realizados – cujos custos já saíram do seu caixa – é apenas uma das facetas do prejuízo da glosa. Há outras menos evidentes, mas igualmente importantes, tais como:

  • O custo extra gerado com o retrabalho para reverter a glosa.
  • A depreciação monetária que o valor glosado sofre até o seu recebimento 30 ou 40 dias após.
  • O não-pagamento de alguns procedimentos quando não é possível reverter a glosa.
  • O desgaste no relacionamento com a operadora, com o cliente e até com a equipe. A glosa, junto com a questão dos valores dos honorários, são fatores históricos de discórdias entre CD e operadoras.
  • O estresse gerado por todo processo da glosa, vivenciado pelo CD e equipe, do seu.

Por tudo isso a glosa precisa ser elevada à categoria de inimigo N° 1 do seu negócio. Na verdade, ela é um inimigo de todo Sistema de Saúde Suplementar: prestadores de serviço, operadoras, empresas contratantes e beneficiários.

Prejuízo para as operadoras? Mas não são elas que glosam? Deixando de pagar o CD, o dinheiro fica no caixa delas! Isso não é prejuízo, é lucro! – alguém poderia  argumentar.

Infelizmente, algumas operadoras também pensam assim. Utilizam a glosa como forma de compensar seus erros de gestão e equilibrar problemas de caixa. Essa atitude decorre da falta de visão sistêmica e leva os gestores a não considerarem alguns prejuízos que não aparecem no fluxo de caixa das operadoras, tais como:

  • O custo provocado pelo retrabalho dos departamentos de auditoria e financeiro por conta dos procedimentos glosados e suas revisões.
  • O “lucro” das glosas que desaparece no mês seguinte quando a operadora precisa pagar os procedimentos glosados que foram corrigidos pelos credenciados nas revisões.
  • Mesmo aquelas glosas não pagas por motivos reais – quando CD não recorre ou quando não podem ser  revertidas – acabam por gerar prejuízos no relacionamento com a rede credenciada e com os beneficiários também. A imagem de uma empresa faz parte do seu patrimônio e precisa ser preservada.

Então me diga: temos ou não temos motivos suficientes para considerar a glosa como o Inimigo N° 1 daqueles que atuam no Sistema de Saúde Suplementar?

- Ok, mas é possível acabar (ou reduzir) com as glosas ou temos que conviver com elas, considerando-as como um “custo-convênio”?

Não só é possível como fundamental exterminar as glosas para que o negócio de atender convênios dê resultados positivos. Se isso não for feito, fica insustentável atuar como prestador de serviços na Saúde Suplementar. Este modelo de negócio trabalha com margens de lucro menores e com alta produtividade, portanto, quem a ele se dedica, não pode perder dinheiro e nem tempo com glosas.

O assunto não se esgota aqui. No próximo artigo vamos falar sobre ações positivas para exterminar essas assombrações financeiras chamadas glosas!

Vitor Ribeiro

Leia também meu blog Konduto:  http://konduto.blogspot.com

Notícias boas

Do ponto de vista financeiro, trabalhar com convênios pode parecer, à primeira vista, um mau negócio. Esse é o grande ponto de atrito entre CDs e operadoras, com aqueles se sentindo explorados.

notícia ruim é que as operadoras nunca irão pagar o que você cobra do seu cliente particular. Não que elas não queiram, mas porque não podem, sob o risco de falir seus negócios.

notícia boa é que você pode tornar o atendimento a convênios uma atividade lucrativa se conhecer, entre outras coisas, como é a geração de receitas dentro dele e usar isso a seu favor:

Receitas diretas:

São geradas pela produção dos procedimentos cobertos e o posterior pagamento por parte da operadora. Três aspectos são críticos para a geração de receitas diretas:

  1. O volume de clientes e procedimentos
  2. A produtividade
  3. A inexistência ou redução das glosas

Receitas indiretas:

Procedimentos não-cobertos

Advindas da execução de procedimentos não-cobertos cujos pagamentos são realizados diretamente pelo cliente. O valor é negociado livre e diretamente com o CD. Por isso é interessante ter meios de pagamento que financiem o tratamento para o cliente, utilizando cartões de débito ou crédito.

Indicações

O cliente de convênio é muito sensível ao bom atendimento e à criação de uma relação de confiança. Quando aprecia o tratamento recebido ele indica outras pessoas, aumentando assim os ganhos financeiros desse modelo de negócios.

Infelizmente, a maior parte dos CD não computa esses ganhos indiretos quando calculam a remuneração global auferida com o atendimento a convênios. Em algumas clínicas elas chegam a ser o dobro das receitas diretas. Isso compensa e ultrapassa o valor menor pago pelas operadoras.

Vitor Ribeiro

Mudando velhos hábitos

Atender convênios implica, necessariamente, em mudanças nos processos de trabalho de uma clínica. Este é um fato que se ignorado gera ineficácia e baixos resultados e até prejuízos. Por isso, antes de credenciar-se a um convênio é fundamental redesenhar  e criar seus processos de trabalho. Se você já atende convênios e não está obtendo bons resultados, talvez o problema esteja justamente neste item.

Mas quais são os processos que precisam ser revistos ou criados para tornar o atendimento a convênios eficaz e eficiente? No quadro abaixo, listei os principais, apontando a importância deles.

Um dos motivos de fracassos no atendimento a convênios é a resistência em mudar velhos hábitos de trabalho. Nesse sentido a influência do convênio é positiva pois obriga o CD a rever processos e a tornar seu empreendimento mais eficiente.

Vitor Ribeiro

Marketing e convênios?

Loja da ACME, a lendária empresa dos desenhos Looney Tunes que, atenta às necessidades e desejos de seus clientes, sempre tinha uma solução miraculosa. Na imagem, um de seus clientes mais fiéis!

Podemos fazer marketing voltado para clientes de convênio? Minha resposta é: sim, não só podemos como devemos.  Para justificar, vou partir de uma definição criada por Philip Kotler, em seu mais recente livro, Marketing de A a Z, que “fatiei” por uma questão didática:

“Marketing é a função empresarial que (1) identifica necessidades e desejos insatisfeitos, (2) define e mede sua magnitude e seu potencial de rentabilidade, (3) especifica que mercados-alvo serão mais bem atendidos pela empresa, (4) decide sobre produtos, serviços e programas adequados para servir a esses mercados selecionados e (5) convoca a todos na organização para pensar no cliente e atender ao cliente.” 

(1) identifica necessidades e desejos insatisfeitos.

Todo cliente tem um problema que quer ver resolvido e crê que você é a solução. Com o cliente de convênio não é diferente, ele também tem um problema e acredita que a operadora X possa resolvê-lo.

Ocorre que a operadora X não pode solucionar o problema na íntegra – não realiza procedimentos clínicos – e faz uma aliança estratégica com sua clínica. Esta, por sua vez também não pode resolver a questão sozinha já que não é autorizada a comercializar e operar um plano odontológico. É essa parceria entre você e a operadora X que irá, de fato, resolver o problema do cliente.

(2) define e mede sua magnitude e seu potencial de rentabilidade.

O crescimento do mercado de saúde suplementar é constante e acelerado. A rentabilidade pode ser alta, desde que o C.D. conheça e explore todo potencial desse modelo de negócio.

Infelizmente, muitos colegas vislumbram apenas uma fonte de receita: os procedimentos cobertos. Existem, porém, outras duas, cujos potenciais são ainda maiores: os procedimentos não-cobertos e as indicações pelo boca a boca do cliente.

(3) especifica que mercados-alvo serão mais bem atendidos pela empresa.

Quando você seleciona as operadoras com quem pretende formar parcerias, está trabalhando nesse aspecto do marketing. Entretanto, é sempre bom lembrar que o principal mercado-alvo é representado pelos clientes finais, os beneficiários. As operadoras são parceiros indispensáveis, mas o centro das ações de marketing são os beneficiários. Afinal, todo o dinheiro que entra no sistema de Saúde Suplementar deriva das parcelas pagas por cada um deles.

Desse ponto de vista, você não trabalha para uma operadora, trabalha para um cliente. A operadora é sua sócia nesse empreendimento. Acho essa perspectiva mais próxima da realidade do dia-a-dia e muito útil quando analisamos a natureza dos relacionamentos CD-operadora e CD-beneficiário.

(4) decide sobre produtos, serviços e programas adequados para servir a esses mercados selecionados. 

Ao credenciar-se a uma ou mais operadoras, atendendo essa ou aquela especialidade, ou todas elas, está ofertando seus serviços ao mercado. Quanto mais alinhadas estiverem as expectativas dos clientes com a sua oferta, maior será seu potencial de ganho e de sucesso.

(5) convoca a todos na organização para pensar no cliente e atender ao cliente. 

Talvez seja esta a instância menos trabalhada no marketing das clínicas, pois infelizmente, o cliente de convênio ainda é tratado como um cliente de 2ª. categoria por alguns colegas, o que é um erro grave, tanto do ponto de vista humano como de marketing.

Repito então a pergunta do início: Podemos fazer marketing voltado para clientes de convênio? Espero ter respondido a contento.

Vitor Ribeiro